Nous collectons les renseignements de compte et de profil que vous fournissez, comme le nom, le courriel, le rôle, la préférence linguistique et les coordonnées ou détails de localisation facultatifs utilisés pour coordonner le tutorat. Nous demandons aussi votre date de naissance au moment de la création du compte. Nous l'utilisons à une seule fin — vérifier que vous atteignez l'âge minimal exigé pour le type de compte que vous ouvrez — et elle n'est jamais affichée sur votre profil ni communiquée à un tuteur ou à un étudiant.

Nous collectons les données d'activité nécessaires aux fonctions principales, notamment les disponibilités, les réservations, les métadonnées de séance, les messages, les fichiers partagés, les échanges avec le support et — lorsqu'une séance est enregistrée — les enregistrements de séance, les transcriptions ainsi que les notes et les dossiers de progression qui en sont générés (voir la section sur les enregistrements et les fonctions IA).

Nous pouvons aussi collecter des données techniques et de sécurité, comme des renseignements de base sur l'appareil, les journaux et l'authentification, afin de maintenir la fiabilité du service, prévenir les abus et enquêter sur les incidents.

Nous utilisons les renseignements personnels pour créer et gérer les comptes, connecter les étudiants et les tuteurs, gérer les disponibilités et les réservations, offrir la messagerie, le partage de fichiers, l'enregistrement des séances ainsi que les notes de séance, les ordres du jour et le suivi de progression assistés par IA, et fournir du support.

Nous utilisons les renseignements à des fins de sécurité et d'intégrité, notamment pour prévenir la fraude, appliquer les politiques, détecter les abus et surveiller la sécurité du service.

Lorsque cela s'applique, nous utilisons les renseignements pour respecter nos obligations légales et appliquer nos conditions, tout en respectant les droits qui ne peuvent être écartés par la loi applicable.

Les renseignements sont partagés avec d'autres utilisateurs seulement lorsque cela est nécessaire au fonctionnement de la plateforme, par exemple pour afficher les détails de profil et de réservation pertinents aux participants d'une séance.

Nous pouvons utiliser des fournisseurs de services pour héberger l'infrastructure, traiter des données et soutenir les opérations. Ces fournisseurs doivent traiter les renseignements selon des contrôles contractuels et de sécurité appropriés.

Nous pouvons divulguer des renseignements lorsque la loi ou une procédure légale l'exige, ou lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour protéger les utilisateurs, les droits ou la sécurité de la plateforme.

Les tuteurs peuvent enregistrer les séances de tutorat. Selon le forfait du tuteur, une séance en ligne peut être enregistrée en audio ou en audio et vidéo, et une séance en personne peut être enregistrée en audio; les séances du forfait de tuteur gratuit ne sont pas enregistrées. Pendant une séance en ligne, lorsqu’un enregistrement est actif, un indicateur « Enregistrement » visible est affiché à toutes les personnes présentes dans la salle, y compris aux invités qui se joignent au moyen d’un lien de séance. Pour les séances en personne, le tuteur est responsable d’informer toutes les personnes présentes que la séance est enregistrée.

Lorsqu’une séance est enregistrée, nous utilisons des services d’intelligence artificielle tiers pour transcrire l’audio de la séance et, selon le forfait du tuteur, pour générer des notes de séance, une proposition d’ordre du jour pour la séance suivante et — pour les matières prises en charge — une estimation automatisée de la progression de l’étudiant par sujet, accompagnée d’un score et d’une courte justification. Ces résultats sont produits à partir de la transcription de la séance afin d’offrir ces fonctions à vous et à l’autre participant à la séance.

Les estimations de progression automatisées sont des aides indicatives pour les tuteurs et les étudiants. Elles ne constituent pas une évaluation formelle, une note ou une décision, et le tuteur demeure responsable de leur interprétation. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont une estimation automatisée concernant un étudiant a été produite, vous pouvez nous joindre à l’adresse ci-dessous.

Les enregistrements de séance, les transcriptions et les documents générés sont conservés chez un fournisseur de stockage infonuagique situé au Canada. Certains traitements — dont la transcription et l’analyse par IA décrites ci-dessus, ainsi que la connexion en temps réel qui achèmine un appel en ligne — sont effectués par des fournisseurs de services qui peuvent se trouver à l’extérieur de votre province ou pays, y compris à l’extérieur du Canada. Les enregistrements sont supprimés 12 mois après la séance. La transcription et les notes qui en sont tirées sont conservées, afin que votre historique reste accessible à vous et à votre tuteur ou étudiant. Voir la section sur la conservation et les droits ci-dessous.

Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service et son historique, respecter les obligations légales, résoudre les différends et appliquer les ententes. Les enregistrements sont supprimés 12 mois après la séance, sans exception. Les transcriptions, les notes et votre historique de progression sont conservés tant que votre compte est actif, afin qu’ils restent accessibles à vous et à votre tuteur ou étudiant. Vous pouvez supprimer vos propres enregistrements et fichiers à tout moment; ce qui se produit lorsque vous fermez complètement votre compte est décrit au paragraphe suivant.

Lorsque vous fermez votre compte, votre profil, vos identifiants de connexion et tout ce que vous seul pouviez voir sont supprimés. Vos séances, messages, fichiers partagés ainsi que les transcriptions et résumés issus de vos séances demeurent accessibles au tuteur ou à l’étudiant avec qui vous avez travaillé — ce dossier constitue aussi bien ses renseignements personnels que les vôtres. Le nom et la photo de votre profil en sont retirés et vous n’y figurez que comme utilisateur supprimé; ce qui a été dit en séance ou écrit dans un message est conservé tel quel. La fermeture de votre compte vous déconnecte définitivement : téléchargez donc une copie de vos données depuis votre profil avant de le fermer. L’audio et la vidéo de vos séances sont détruits 30 jours après la fermeture, soit le délai dont dispose l’autre participant pour conserver sa copie. Lorsque les deux comptes d’une paire sont fermés, le dossier partagé entre eux est détruit en entier.

L’inverse s’applique également. Lorsqu’une personne avec qui vous avez travaillé ferme son compte, votre dossier partagé vous reste — vos séances, messages, fichiers, transcriptions et notes — son nom en étant retiré. Les séances que vous aviez réservées avec elle sont annulées sans frais, et l’audio et la vidéo des séances enregistrées ensemble sont détruits 30 jours plus tard, car sa voix s’y trouve. Nous vous en avisons et vous indiquons la date, afin que vous puissiez conserver ce que vous souhaitez.

Certains renseignements sont conservés après la fermeture du compte parce que la loi l'exige. Lorsque vous avez été facturé ou payé via la plateforme, l'identité et les détails de transaction liés à ces documents sont conservés pendant six ans après la fin de l'année d'imposition concernée, comme l'exige la législation fiscale canadienne, puis détruits.

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels, mais aucun système ne peut garantir une sécurité absolue.

Si un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels survient et présente un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserons ainsi que, lorsque la loi québécoise l’exige, la Commission d’accès à l’information, et nous tenons un registre de ces incidents.

Selon la loi applicable, notamment au Canada et au Québec, vous pouvez avoir le droit de demander l'accès, la correction ou la suppression de certains renseignements personnels, sous réserve des limites légales et des exigences de vérification. Vous avez également le droit de recevoir les renseignements personnels que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé — le téléchargement de données offert depuis votre profil sert à cette fin.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Plumes est le dirigeant ayant la plus haute autorité de la plateforme, joignable à l’adresse ci-dessous. Vous pouvez la contacter pour exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression ou de portabilité, pour retirer votre consentement, ou pour soulever toute préoccupation quant au traitement de vos renseignements.

Pour les utilisateurs au Canada, Plumes vise à respecter les exigences applicables en matière de confidentialité, y compris les obligations fédérales lorsqu'elles s'appliquent et les exigences du Québec, notamment les obligations de la Loi 25 lorsqu'elles s'appliquent.

Certains de nos fournisseurs de services — dont nos fournisseurs de traitement par IA et de vidéo en temps réel — peuvent conserver ou traiter des renseignements personnels à l'extérieur de votre province ou pays, y compris à l'extérieur du Canada, tandis que les enregistrements de séance et les transcriptions sont conservés au Canada. Lorsque des renseignements sont traités à l'extérieur de votre province ou pays, nous cherchons à appliquer des garanties adaptées à leur sensibilité.

Si nous apportons des changements importants à cette politique, nous publierons une date d'entrée en vigueur mise à jour et fournirons un avis supplémentaire lorsque cela est approprié.

Pour toute question ou demande liée à la confidentialité, contactez-nous à l'adresse ci-dessous et incluez assez de détails pour nous permettre d'identifier votre compte et votre demande.